Najważniejsze informacje na temat faktury proforma

Faktura proforma, wbrew swojej nazwie, nie ma wiele wspólnego z tradycyjną fakturą i nie posiada charakteru księgowego. Jest dokumentem o charakterze informacyjnym, który jednak często stosuje się w obrocie gospodarczym. Warto więc zapoznać się z nią nieco bliżej.

Faktura proforma to dokument, który wystawia się kontrahentowi, aby poinformować go o szczegółach przyszłej transakcji oraz o płatnościach, z którymi będzie ona związana. Faktura proforma może zawierać również: 

wezwanie do zapłaty,  propozycję wystawienia wiążącej faktury,  zapowiedź wystawienia wiążącej faktury,  ofertę zawarcia transakcji,  inne informacje na temat przyszłej transakcji.

Faktura proforma, o której więcej informacji znaleźć można na stronie internetowej  https://aleo.com/pl/blog/wzory-dokumentow/faktura-proforma-wzor-z-omowieniem/ , stanowi wzór dla wystawienia faktury VAT. Jej zastosowanie pozwala przedsiębiorstwu ułatwić sprzedaż oraz poprawiać relacje z kontrahentami. Dzięki fakturze proforma jeszcze przed nawiązaniem transakcji mają oni szczegółowe informacje na temat rodzaju nabywanych produktów oraz ich ceny.

Z racji t ego, że faktura proforma to dokument o charakterze wyłącznie informacyjnym, nie stanowi ona podstawy do dokonywania zapisów w ewidencji księgowej.

Specjaliści zgodnie twierdzą, że faktury proforma przede wszystkim spełniają swoją funkcję marketingową. Traktowane są jako oferta handlowa składana kontrahentowi przez sprzedawcę bądź usługodawcę.

Faktura pro forma z reguły zawiera dokładnie te same elementy, które później zostają umieszczone na tradycyjnej fakturze VAT. R óżni się jedynie jej tytuł, w którym koniecznie musi zostać zawarty zwrot proforma.

Fakturę proforma najczęściej wystawia się w celu: 

przedstawienia oferty handlowej – pozwala ona kontrahentowi na zapoznanie się z warunkami płatności i szczegółami oferty,  udzielenia dokładnej informacji o kosztach związanych z planowaną transakcją,  pobrania zaliczki od kupującego – w takiej sytuacji do realizacji usługi dojdzie dopiero po opłaceniu proformy,  przypomnienia o terminie zapłaty bądź też wezwania do zapłaty za przyszłą usługę lub sprzedaż.

Aby faktura proforma nie została pomylona z fakturą właściwą, często oznacza się ją nie tylko przy pomocy odpowiedniego nagłówka, ale także wyraźnego znaku wodnego w czerwonym kolorze. Do elementów, które znajdują się na fakturze proforma, zaliczyć można między innymi: 

datę wystawienia faktury i jej numer identyfikujący,  dane osobowe wystawcy i odbiorcy faktury,  datę wy konania usługi,  nazwę przedmiotu faktury,  jednostkę miary oraz ilość dostarczonych towarów, cenę jednostkową towarów lub usług netto,  kwoty ewentualnych upustów i rabatów,  wartość sprzedaży netto,  stawkę VAT i kwotę podatku VAT,  wartość sprzedaży brutto, wyrażoną słownie kwotę do zapłaty.

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy istnieje ustalony z góry termin na wystawienie dokumentu proforma. Otóż, termin ten nie jest określony przepisami prawa, jednak trzeba pamiętać o tym, że faktury proforma nie można wystawiać po otrzymaniu przedpłaty lub zaliczki – w takiej sytuacji sprzedawca musi wystawić właściwą fakturę VAT.